Den digitala världen har idag en central roll inom hela affärsvärlden. Därför har data blivit din organisations kanske viktigaste tillgång.
Oavsett vilken slags produkt eller tjänst som din organisation erbjuder, är leverantörsdata, kunddata, försäljningsdata och annan marknadsföringsdata en viktig grund för att kunna fatta beslut om till exempel framtida affärsstrategier.
Att ha rätt förståelse för vikten av rätt data och hur man kan använda den för att förbättra effektivitet och resultat, är en nyckel för att kunna utöva ett framgångsrikt ledarskap i dagens affärsmiljö. Sedan EU införde GDPR (The General Data Protection Regulation, eller dataskyddsförordningen) har dessutom data fått en ny och större betydelse.
GDPR
GDPR är en lagstiftning som berör skydd av data samt av den personliga integriteten. Den tillämpas inte bara på företag verksamma inom EU, utan på alla företag som behandlar EU-medborgares personuppgifter. Med fler än 500 miljoner invånare utgör EU en av världens största marknader och har också högst inkomst per capita. Det innebär att ett väldigt högt antal internationella företag påverkas av GDPR på ett eller annat sätt.
Det här är viktigt att känna till eftersom GDPR innehåller konkreta regler för hur man får hantera persondata. Konsekvenserna för att bryta mot GDPR går dessutom inte att ignorera. Det företag som inte lyckas leva upp till dataskyddsförordningen straffas med böter på en straffskala med två nivåer. Den första innebär böter på antingen upp till 10 miljoner EUR eller 2% av den årliga globala omsättningen, beroende på vilket av beloppen som blir högst. Den andra nivån innebär böter på upp till 20 miljoner EUR eller 4% av den årliga globala omsättningen, även här beroende på vilket belopp som blir högst.
Sex viktiga principer
Böterna är tillräckligt höga för att driva vilket företag som helst i botten. En konsekvens av lagen är att data nu blivit det mest användbara verktyget för att nå framgång i affärer. En annan effekt är att datahantering nu hamnat i centrum av företagens verksamhet och dagliga processer. Att leva upp till GDPR handlar om så mycket mer än att bara säkra datorer och nätverk. Idag är varje företag skyldigt att leva upp till de sex principer som nämns i lagstiftningen.
Dessa principer är:
- Laglighet, korrekthet och transparens: varje företag behöver säkerställa att man vet hur all data hanteras, att man kan leva upp till sina utfästelser samt att man vid varje given tidpunkt lever upp till GDPR.
- Ändamålsbegränsning: data får endast användas för dessuttalade syfteoch ändamål och inget annat.
- Uppgiftsminimering: man får endast lagra sådan data som behövs för det uttalade syftet.
- Korrekthet: alla uppgifter ska vara korrekta och uppdaterade.
- Lagringsminimering: data i identifierbar form får endast lagras så länge det är nödvändigt.
- Integritet och sekretess: data måste användas och lagras på ett sådant sätt att risken för att den går förlorad, blir förstörd eller skadad, minimeras.
Den senaste tiden har många företag fokuserat på att säkerställa att samtliga dataflöden lever upp till GDPR. Man har till exempel fokuserat på att den information som många webbsidor idag lagrar med hjälp av cookies lever upp till lagstiftningen och man har sökt förklara vilket syfte som e-handelsdata har. Men det finns ett viktigt område inom GDPR som ofta blir förbisett och det är underhållet av de insamlade uppgifterna. Ändå berör hela tre av de sex lagstiftningsprinciperna just detta.
De tre principerna är: Uppgiftsminimering, det vill säga att bara lagra sådan data som är nödvändig för det uttalade syftet. Korrekthet, det vill säga att säkerställa att all data som lagras i systemet är korrekt och uppdaterad. Samt lagringsminimering, det vill säga att man bara får lagra data så länge som det är nödvändigt för att uppfylla syftet. För att kunna leva upp till dessa tre principer behöver ditt företag ha processer för datahantering på plats. Anledningen till att man regelbundet behöver underhålla data är således att se till att alla uppgifter bara används för det uttalade syftet, att uppgifterna är korrekta, samt att de raderas så snart de har fullföljt sitt syfte. Sådan radering av irrelevanta, icke uppdaterade eller onödigauppgifter kallas för datarensning.
Underhåll din databas
Av ovan nämnda skäl är datarensning en viktig nyckel för att kunna leva upp till gällande lagstiftning. Det är ofta också det första steget för att säkerställa att en databas uppfyller lagstiftarens krav. Det företag som inte har processer för regelbunden underhållning av personuppgifter, kommer förr eller senare oundvikligen att bryta mot GDPR. Det kan till exempel röra sig om personuppgifter som är gamla och felaktiga, men som inte raderas, uppgifter som inte längre behövs eller uppgifter som lagras längre än nödvändigt. Allt sådant kan endast undvikas genom att regelbundet rensa i din databas.
Problemet är att underhåll av till och med en mindre databas kan bli en oöverskådlig uppgift om man inte besitter de nödvändiga kunskaperna. Men att köpa in en IT-specialist kan samtidigt vara en alltför stor utgift för en affärsverksamhet i mindre skala. Lugn, det finns en lösning på problemet. BizWell är specialister på data och experter på efterlevnad av GDPR.
Bizwells kostnadseffektiva lösningar inom datahantering hjälper dig att lösa dina problem och ger varje företag tillgång till ett team bestående av experter på GDPR. För en lägre kostnad än vad som normalt krävs, slipper du själv sätta dig in i och hantera detta område. Bizwells experter på GDPR kommer att säkerställa att företagets databas rensas på all gammal, ej uppdaterad samt irrelevant data. Du kan sova gott på natten när du vet att du har kontroll över ditt företags efterlevnad av GDPR och på så sätt undviker kostsamma böter.
Att rensa databasen kan även höja företagets interna effektivitet. När gammal och ej nödvändig data tas bort, uppfyller du både lagen och säkerställer samtidigt att ditt företag gör vad som är bäst ur ett tekniskt perspektiv.
Slutsats
Många är de företag som antingen är verksamma inom EU eller som gör affärer med EU-medborgare och som därför är skyldiga att följa GDPR. Hittills har många företag fokuserat på att hantera sin insamling av personuppgifter, men det är ännu viktigare att rätt kunna hantera uppgifternas användningsområden. Regelbundet underhåll av databasen samt radering av gammal data och data som inte längre behövs, är numera viktiga kärnprocesser för varje företag som faller under GDPR-lagstiftningen.
Med Bizwells lösningar för datahantering kan alla företag underhålla sin affärsdata på ett enkelt och pålitligt sätt.
